ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

Spolek Creativ Horse Training, z.s. klade velký důraz na ochranu osobních údajů a jejich zpracování v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a dalšími příslušnými právními předpisy. Transparentnost a bezpečnost při nakládání s osobními údaji členů, účastníků akcí, partnerů i dalších osob je pro nás zásadní součástí odpovědného fungování spolku.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem a na jakém právním základě, po jakou dobu jsou uchovávány a jaká práva máte jako subjekty údajů. Seznámíme vás také s tím, jak můžete svá práva uplatnit a na koho se v souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete obrátit.

Správce osobních údajů a rozsah zpracování

Správcem osobních údajů je spolek Creativ Horse Training, z.s., IČO: 29902703, se sídlem Nové sady emergency services, 602 00 Brno, zastoupený předsedou Terezou Németh (e-mail: tereza.nemeth@creativhorsetraining.cz). Správce odpovídá za to, že osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy, zejména s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a souvisejícími právními předpisy. Na uvedený kontaktní e-mail se můžete obracet s jakýmikoli dotazy či požadavky týkajícími se zpracování a ochrany Vašich osobních údajů.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů zahrnuje zejména jméno, příjmení, datum narození (zejména u dětí a jezdců pro účely vystavení či správy licencí), telefonní číslo, e-mailovou adresu a případně fakturační údaje, jako jsou adresa, IČO a další identifikační údaje potřebné pro vystavení daňových dokladů. Dále mohou být zpracovávány údaje související s členstvím ve spolku, účastí na akcích pořádaných spolkem, údaje vyplývající z komunikace se správcem a údaje nezbytné pro plnění smluvních či zákonných povinností, včetně údajů o úhradách členských příspěvků a poplatků za akce.

Účelem zpracování osobních údajů je zejména vedení členské evidence spolku, organizace, administrace a vyhodnocování akcí pořádaných spolkem, včetně jezdeckých tréninků, kurzů, soutěží a dalších aktivit. Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem komunikace s členy a účastníky akcí, vyřizování přihlášek, potvrzování účasti, poskytování informací o změnách programu či organizačních pokynech, jakož i pro účely fakturace, vedení účetnictví a plnění daňových a jiných zákonných povinností. Zpracování osobních údajů probíhá rovněž za účelem plnění povinností vyplývajících ze stanov spolku a z právních předpisů, a v nezbytném rozsahu také za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů spolku, například při vymáhání pohledávek nebo při řešení sporů souvisejících s činností spolku.

Zpracování osobních údajů

Právní základ zpracování

Spolek Creativ Horse Training, z.s. zpracovává osobní údaje zejména za účelem řádného zajištění své činnosti a plnění práv a povinností vyplývajících z členství a účasti na pořádaných akcích. Osobní údaje jsou zpracovávány především na základě plnění smlouvy nebo přihlášky, a to zejména v souvislosti se vznikem a trváním členství ve spolku, přihláškami na akce, soutěže či tréninky a s poskytováním souvisejících služeb.

Dále jsou osobní údaje zpracovávány za účelem plnění právních povinností, které se na spolek vztahují, zejména povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů, jakož i z předpisů upravujících povinnosti vůči sportovním svazům a dalším orgánům veřejné správy. V nezbytném rozsahu může spolek zpracovávat osobní údaje také na základě svého oprávněného zájmu, kterým je zejména ochrana práv spolku, vedení evidence účasti na akcích, základní vnitřní administrace, komunikace s členy a účastníky a zajištění bezpečného a řádného průběhu činnosti spolku.

V případech, kdy je to vyžadováno právními předpisy nebo kdy zpracování nelze opřít o jiný právní základ, zpracovává spolek osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů. To se může týkat zejména zasílání vybraných informací nad rámec běžné provozní komunikace, například zasílání newsletterů, pozvánek či informací o akcích, které nejsou nezbytné pro samotné členství nebo účast na konkrétní akci. Udělený souhlas je vždy dobrovolný a může být kdykoli odvolán.

Doba uchování údajů

Osobní údaje jsou spolkem Creativ Horse Training, z.s. uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, a v souladu s platnými právními předpisy. Údaje související s členstvím ve spolku nebo se smluvním vztahem jsou uchovávány po celou dobu trvání členství či daného smluvního vztahu, aby bylo možné řádně plnit práva a povinnosti z něj vyplývající a zajišťovat související komunikaci a administrativu.

Po ukončení členství nebo smluvního vztahu jsou osobní údaje dále uchovávány po dobu nezbytnou k plnění právních povinností, zejména povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů, které stanoví konkrétní lhůty pro uchovávání účetních dokladů a souvisejících dokumentů. Současně mohou být údaje uchovávány po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, a to za účelem ochrany práv spolku, například pro případ uplatňování nebo obrany právních nároků. Po uplynutí těchto lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nebylo možné identifikovat konkrétní osoby.

Předávání údajů třetím stranám

Spolek Creativ Horse Training, z.s. může osobní údaje předávat třetím osobám pouze v nezbytném rozsahu a vždy v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. K předávání dochází zejména vůči subjektům, které pro spolek zajišťují odborné nebo technické služby, jako jsou účetní a daňoví poradci, poskytovatelé IT služeb, správci informačních systémů či externí dodavatelé nezbytných služeb souvisejících s činností spolku. Dále mohou být osobní údaje předávány příslušným sportovním svazům, organizátorům soutěží a dalším subjektům, pokud je to nutné pro zajištění účasti členů a účastníků na sportovních či jiných akcích.

Veškeré tyto subjekty jsou povinny zachovávat důvěrnost a zajistit odpovídající úroveň zabezpečení osobních údajů. Osobní údaje mohou být rovněž předány orgánům veřejné moci, soudům nebo jiným oprávněným institucím, pokud takovou povinnost stanoví zákon nebo je to nezbytné k ochraně práv a oprávněných zájmů spolku. Spolek osobní údaje neprodává a nepředává je třetím osobám k marketingovým účelům bez předchozího výslovného souhlasu subjektu údajů. Jakékoli marketingové využití osobních údajů nad rámec běžné komunikace probíhá pouze na základě dobrovolného souhlasu, který může být kdykoli odvolán.

Práva subjektů údajů a kontaktní informace

Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte ve vztahu ke zpracování svých osobních údajů spolkem Creativ Horse Training, z.s. řadu práv vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Tato práva můžete uplatnit za podmínek stanovených těmito předpisy.

Máte právo požadovat potvrzení, zda spolek Vaše osobní údaje zpracovává, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a k informacím o účelech zpracování, kategoriích zpracovávaných údajů, příjemcích, době uchování a o Vašich dalších právech. Na základě Vaší žádosti Vám spolek poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, které se Vás týkají.

Dále máte právo požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů. Pokud zjistíte, že údaje, které o Vás spolek vede, jsou nesprávné nebo neaktuální, můžete požádat o jejich opravu či doplnění, a spolek takovou opravu provede bez zbytečného odkladu.

Za podmínek stanovených právními předpisy máte také právo na výmaz osobních údajů, tzv. „právo být zapomenut“. Toto právo můžete uplatnit zejména tehdy, pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, pokud odvoláte souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, nebo pokud byly údaje zpracovávány protiprávně. Spolek však není povinen údaje vymazat, pokud existuje jiný zákonný důvod pro jejich další uchování.

Máte rovněž právo požadovat omezení zpracování osobních údajů, například pokud popíráte přesnost údajů, a to na dobu potřebnou k ověření jejich přesnosti, nebo pokud je zpracování protiprávní a Vy namísto výmazu požadujete pouze omezení jejich použití. V takovém případě spolek údaje pouze uchovává a dále s nimi nakládá jen v nezbytných případech stanovených právními předpisy.

V případech, kdy spolek zpracovává osobní údaje na základě svého oprávněného zájmu, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku. Spolek v takovém případě Vaše osobní údaje dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Máte také právo na přenositelnost osobních údajů, pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu nebo na smlouvě a probíhá automatizovaně. V takovém případě můžete požádat, aby Vám spolek poskytl osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, nebo aby je předal jinému správci, pokud je to technicky možné.

Pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním. Po odvolání souhlasu spolek Vaše osobní údaje dále nezpracovává pro účely, pro které byl souhlas udělen, pokud neexistuje jiný právní důvod pro zpracování.

V případě, že se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů došlo k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Svá práva můžete uplatnit zejména prostřednictvím e-mailu nebo písemně na poštovní adresu spolku uvedenou níže. Pro urychlení vyřízení Vaší žádosti doporučujeme uvést Vaše identifikační údaje a jasně specifikovat, které právo uplatňujete a v jakém rozsahu.

Závěrečné kontaktní informace

Správcem osobních údajů je spolek Creativ Horse Training, z.s., IČO: 29902703, se sídlem Nové sady emergency services, 602 00 Brno. V případě jakýchkoli dotazů, žádostí nebo uplatnění Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů se na nás můžete obrátit prostřednictvím e-mailu: tereza.nemeth@creativhorsetraining.cz, nebo písemně na výše uvedenou poštovní adresu.

Spolek Creativ Horse Training, z.s. si vyhrazuje právo tyto zásady ochrany osobních údajů průběžně aktualizovat; aktuální znění je vždy zveřejněno na webových stránkách spolku.